Inventarisasi, Label, Mutasi, Dan Stok Opname

Informasi

Tujuan

Menjamin setiap unit alat memiliki identitas dan keberadaan yang dapat diverifikasi.

Ruang Lingkup

Berlaku untuk seluruh proses dan pengguna yang terkait dengan kegiatan ini di Laboratorium Fisika.

Tanggung Jawab

Laboran/Teknisi.

Prosedur

Setiap unit alat baru dibuatkan data inventaris sebelum digunakan.

Data minimal mencakup jenis alat, nomor inventaris, nomor seri bila ada, tahun/sumber perolehan, harga, lokasi, kondisi, dan foto.

Sistem menghasilkan kode unit dan QR Code unik.

Label ditempel pada lokasi yang tidak mengganggu fungsi alat dan mudah dipindai.

Setiap perpindahan lokasi dicatat sebagai mutasi agar riwayat lokasi tersimpan.

Stok opname dilakukan sekurang-kurangnya sesuai kebijakan sekolah dan dapat dibatasi per lokasi/kategori.

Petugas memindai QR Code dan mencatat keberadaan, lokasi aktual, serta kondisi aktual.

Selisih diklasifikasikan sebagai sesuai, lokasi berbeda, kondisi berubah, tidak ditemukan, atau belum diperiksa.

Setelah verifikasi, stok opname difinalisasi dan berita acara dibuat.

Data inventaris yang telah dihapus secara administratif tetap dipertahankan sebagai arsip dan tidak dihapus permanen.

Rekaman/Wajib Dicatat

Data unit alat

Label QR Code

Riwayat mutasi

Stok opname

Berita acara

Kriteria Pengendalian

Data transaksi harus memiliki identitas pengguna dan waktu pencatatan.

Perubahan status penting harus dapat ditelusuri melalui riwayat/audit aktivitas.

Dokumen/foto pendukung dilampirkan bila relevan.

Ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti sebelum proses dinyatakan selesai.